Kundenveranstaltung

Chronologie einer Kundenveranstaltung

An einem Dienstagmorgen bekam ich einen Anruf: „Wir planen eine Abendveranstaltung mit einem Kickerturnier als Rahmenprogramm. Ihre Nummer habe ich von einer Kollegin erhalten. Können Sie uns dabei unterstützen?“ Nachdem wir die ersten wichtigen Randbedingungen wie Veranstaltungsdatum, Beginn der Veranstaltung, den möglichen Ablaufplan und einen individuellen Turniermodus besprochen haben, bekam die Kundin ein Angebot als PDF mit mehreren Fotos und einem Turniervorschlag. Es war eine internationale Kundenveranstaltung mit rund 130 Gästen. In den folgenden Wochen haben wir häufiger telefoniert, um alle Details (Aufbauzeit, Größe und technische Ausstattung der Räumlichkeit, grafische Gestaltung der Siegerpokale) durchzusprechen. Ein Vor-Ort-Termin war nicht nötig.

Der Aufbau

Am Veranstaltungstag waren wir gegen 14 Uhr vor Ort und haben für den kompletten Aufbau – 15 Kickertische mit LED Kickerbeleuchtung, einem Speedkicker und Tontechnik – etwa 3,5 Stunden benötigt. Die meisten Räumlichkeiten sind mit dimmbaren Lichtquellen für eine harmonische Abendveranstaltung ausgestattet, die aber nicht für ausreichendes Licht auf den Kickertischen sorgen. Unsere LED Beleuchtung erzeugt auf dem Tischkicker eine Stadionatmosphäre, ohne die restliche Raumumgebung zu beeinflussen. Für eine gute Akustik haben wir eine Vierpunktbeschallung aufgebaut, so dass die Räumlichkeit optimal beschallt werden konnte. Der Beamer mit 5000 ANSI Lumen hat später die Spielpaarungen und die Tabelle auf die Leinwand projiziert. Uns ist es wichtig, dass der erste Eindruck – das Bild, das der Gast hat, wenn er die Location betritt – positiv ist und er sich auf den Abend freut. Es gehören viele Variablen dazu, dass eine Veranstaltung nicht nur gut, sondern zu einem Event wird. Neben der harmonischen Atmosphäre und einer guten Akustik gehört die richtige Musikauswahl dazu. Auf Grund jahrelanger Erfahrungen im DJ-Bereich achten wir bei jeder Veranstaltung darauf, dass die richtige Auswahl auch die Gäste berührt.

Beginn der Veranstaltung

Um 18.00 Uhr kamen die Gäste zum Get-together. Es ist immer wieder faszinierend, zu sehen, dass schon nach kurzer Zeit die Gäste an die Kickertische gehen, die ersten Bälle spielen und heitere Stimmung entsteht. Gegen 18.15 Uhr war eine kurze Eröffnungsansprache vom Geschäftsführer geplant, die sich aber ein wenig verzögerte. Um halb sieben waren aber alle Gäste eingetroffen. Mit den ersten kurzen Worten wurde auf den aktiven Teil des Abends hingewiesen, danach wurde das Buffet eröffnet. Während der Catering-Phase gingen wir durch die Reihen und luden die Gäste zum Turnier ein. Gegen 20 Uhr begannen wir mit der Moderation und erläuterten den Turniermodus und einige wenige Regeln. Schnell waren die Gäste an den Tischkickern, und die ersten Tore wurden lautstark bejubelt. Nach drei Begegnungen gab es den ersten gemeinsamen Blick auf die Tabelle und eine halbstündige Pause. Bei den nächsten Gruppenspielen wurde die Stimmung von Spiel zu Spiel ausgelassener. Und dann kam die Play-off-Phase, in der sich die besten Teams gegenüberstanden. Die Spannung war zu spüren und wich erst, als der entscheidende Ball ins Tor geschossen wurde. Dann gab es Freude, Jubel und das obligatorische Abklatschen. Es mussten noch zwei Spiele gewonnen werden, bis das Highlight des Abends anstand: das Finale. Danach führte der Gastgeber die Siegerehrung mit der Übergabe der Pokale und einigen netten Worten durch. Im Anschluss haben dann nicht wenige Gäste weiter gekickert und die Möglichkeit genutzt, mit und gegen die Profis zu spielen. Einige haben sich Schusstechniken zeigen lassen, andere wollten Wissenswertes über Tischfußball, Kickertische und Sportstrukturen erfahren. Und zu diesem Zeitpunkt wurde der eingangs erwähnte Satz von einem Gast geäussert. Haben Sie Fragen zu Ihrer Kundenveranstaltung? Dann sprechen Sie uns an!